L'expérience de numérisation des archives du district d'Esslingen est le modèle à suivre
"Une qualité d'image élevée est cruciale pour l'acceptation"
Les archives du district d'Esslingen se sont fixé pour objectif de mettre à la disposition d'un large éventail d'utilisateurs les précieux documents d'archives du district avec ses villes et communes. Ceci doit être réalisé au moyen d'un portail historico-culturel numérique. Pour mettre en œuvre cette stratégie, les archives de district peuvent s'appuyer sur une précieuse expérience acquise dans la numérisation de ses fichiers cadastraux.
Les archives du district d'Esslingen comptent parmi les archives municipales les plus importantes du Bade-Wurtemberg. À ce jour, son matériel largement bien indexé n'est pas accessible via Internet. L'Archive du district envisage donc de mettre en place un portail digital historico-culturel sous le titre provisoire « Histoire et présent dans le district d'Esslingen ».
"L'objectif n'est pas seulement de créer un outil de recherche, mais une plate-forme d'information attrayante et complète au niveau du district, conçue pour être durable et continuellement étendue à l'avenir", déclare Manfred Waßner, responsable des archives du district dans l'administration du district d'Esslingen, comme il décrit le projet ambitieux.
La qualité de l'image numérique joue un rôle crucial dans la réalisation technique du projet. « Seule une reproduction de qualité uniforme de l'original fournira l'acceptation requise par l'utilisateur », explique Manfred Waßner.
Fichiers cadastraux comme plan de numérisation
Les archives du district d'Esslingen ont obtenu des informations précieuses grâce à la numérisation de ses fichiers cadastraux du 19e siècle. Les fichiers montrent la position de chaque parcelle, leurs limites et d'autres attributs par rapport à la parcelle. Le personnel consulte constamment les fichiers originaux, par ex. pour identifier les limites ou effectuer les levés routiers finaux.
« La version numérique des fichiers cadastraux permet un accès rapide, ce qui rend le travail plus efficace. En même temps, les fichiers originaux sont protégés », explique Manfred Waßner en expliquant les avantages. Il est crucial pour le succès du projet que l'image numérique corresponde à l'original dans les moindres détails.
L'étendue totale du cadastre foncier est de 3 500 volumes sur 600 mètres linéaires. Les volumes très épais et étroitement reliés représentaient un défi pour la qualité de l'image, en particulier dans le pli du livre.
Sur 1 000 fichiers, pas un seul défectueux
Le partenaire de numérisation du projet était Zeutschel de Tübingen. L'une des principales caractéristiques du scanner suspendu A2+ utilisé est sa technologie Perfect Book. Cette technologie redresse les lettres déformées dans le pli du livre, garantissant ainsi que toutes les informations sur les pages sont entièrement capturées dans l'image numérique.
A cela s'ajoute un éclairage spécial développé pour la numérisation du matériel culturel qui évite les ombres dans le pli du livre. « La qualité d'image obtenue était constamment élevée », confirme Manfred Waßner.
Afin de garantir la qualité des images numériques, les archives du district ont mis en place un contrôle de qualité en plusieurs étapes. Lors de la capture par l'opérateur de numérisation, ensuite au moyen de contrôles ponctuels et plus tard par l'agent en charge lors de la visualisation des fichiers.
Le résultat est éloquent, comme le confirme Manfred Waßner : « Sur 1 000 fichiers, pas un seul n'était défectueux.
Logiciel OpenSource adapté individuellement
Les archives du district utilisent Kitodo pour contrôler le processus et présenter son matériel. Ce logiciel open source couvre une grande variété d'étapes de processus dans les projets de numérisation - du processus de planification à l'importation des données du catalogue, aux ajouts de métadonnées et à la présentation des collections numériques.
Quelques ajustements supplémentaires ont dû être faits dans Kitodo pour la présentation des fichiers cadastraux sur l'intranet. Zeutschel s'est chargé d'apporter les modifications nécessaires. La société Tübingen est membre de la communauté Kitodo et joue un rôle actif dans le perfectionnement du logiciel. Par exemple, les développeurs de logiciels de Zeutschel ont optimisé la fonction de rotation de l'image dans Viewer.
Continuer à utiliser des méthodes éprouvées
La numérisation des fichiers cadastraux a été conclue avec succès. L'expérience positive acquise a motivé les archives du district à utiliser l'approche stratégique éprouvée du « tout d'une seule source » pour la mise en place du portail historico-culturel numérique.
Le logiciel open source Kitodo est également utilisé pour l'ensemble du processus de numérisation. Les archives du district d'Esslingen ont également acquis un nouveau système de numérisation qui combine un scanner haute performance et un studio photo.
Un système pour tous les articles
« Le matériel des archives du district d'Esslingen est très diversifié. Cela concerne les tailles, les formats, la nature et l'état du matériau », explique Manfred Waßner.
Par exemple, la numérisation comprenait des parchemins datant du XIVe siècle mais aussi plusieurs centaines de diapositives de format moyen. Mais le matériel comprend également des archives reliées en cuir du XVIe au XIXe siècle dans différents états de conservation, ainsi que de vastes stocks de journaux, par ex. chaque numéro du Neuffener Talbote de 1830 à 1910.
Le Zeutschel ScanStudio A1 est capable de capturer tous ces éléments originaux dans la plus haute qualité. Ceci est en grande partie dû à un système de caméra avec un dos numérique haute résolution et des objectifs interchangeables ainsi qu'un éclairage ergonomique ErgoLED qui respecte l'original. Le Zeutschel ScanStudio atteint ainsi une qualité d'image qui dépasse les directives de numérisation sous FADGI, Metamorfoze et ISO-19264-1.
Des systèmes d'enregistrement facilement interchangeables garantissent une flexibilité maximale en termes d'originaux. Pour répondre aux exigences des archives départementales d'Esslingen, il existe une table de numérisation et de transparence avec des supports pour diapositives, négatifs sur plaque de verre ou films, un support de livre A2 et une table de copie pour les formats A1.
Caractère exemplaire pour d'autres quartiers
« Nous avons d'excellents équipements et nous avons acquis une grande expertise en numérisation. Nous sommes donc parfaitement préparés pour tout le déroulement du projet », déclare Manfred Waßner avec optimisme.
Le portail historico-culturel devrait être en ligne d'ici 2023, année où l'arrondissement d'Esslingen fêtera ses 50 ans.
Et les plans des archives du district s'étendent déjà plus loin. "Étant donné que des normes importantes sont respectées en matière de numérisation et de métadonnées, nous sommes ouverts à d'autres partenaires et à des liens vers des portails nationaux centraux."
La mission du portail de fournir un accès permanent au patrimoine culturel contenu dans les archives municipales, les musées et les bibliothèques, est également destinée à inspirer les autres. Manfred Waßner : « Avec ce portail, nous voulons devenir un modèle pour d'autres districts.
Archives du district d'Esslingen
Les archives du district d'Esslingen créent l'accès et sécurisent les documents historiques du district. En même temps, il veille à ce que le matériel d'archives soit accessible et utilisable par le grand public. Les archives départementales disposent d'archives très bien répertoriées du XVe siècle à nos jours, soit environ 4 000 mètres linéaires. Les archives du district d'Esslingen sont ainsi le point de contact central pour toutes les questions sur l'histoire du district d'Esslingen, de ses villes et communes.