En France, la Factur-X est un format de facturation électronique qui combine à la fois le format PDF et le format XML. Ce format a été créé dans le cadre du Forum National de la Facturation Electronique et des Marchés Publics Electroniques (FNFE-MPE) pour répondre aux besoins de l'administration publique française et des entreprises en matière de facturation électronique.
La Factur-X vise à faciliter l'échange de factures électroniques entre les fournisseurs et les clients, en permettant la transmission de données structurées sous forme de fichier XML, tout en conservant une présentation visuelle fidèle de la facture grâce à un document PDF intégré. Ainsi, les informations de la facture sont lisibles par les systèmes informatiques tout en restant accessibles aux humains.
Ce format hybride offre plusieurs avantages, notamment :
Interopérabilité : La Factur-X permet d'échanger des factures électroniques de manière standardisée entre les différents acteurs, qu'ils utilisent des solutions informatiques différentes.
Conformité légale : La Factur-X est conforme aux exigences légales en matière de facturation électronique en France, notamment en ce qui concerne la signature électronique et l'archivage des factures.
Réduction des coûts et des délais : La facturation électronique, et notamment la Factur-X, permet de réduire les coûts et les délais associés au traitement manuel des factures papier.
Automatisation des processus : La Factur-X facilite l'intégration des données de facturation dans les systèmes informatiques des entreprises, ce qui permet d'automatiser les processus de gestion des factures.
La Factur-X est progressivement adoptée en France, notamment dans le cadre des échanges avec les administrations publiques et les grandes entreprises. Elle s'inscrit dans une tendance plus large de dématérialisation des échanges commerciaux et de modernisation des processus administratifs.
Description du module Factur-X pour FlexiCapture:
Nous intégrons un module spécifique permettant le traitement, dans la solution logicielle ABBYY FlexiCapture (version 12 requise) des factures électroniques émises au format FACTUR-X.
Ce module permet l'extraction des données contenues dans les métadonnées des factures au format FACTUR-X et de les utiliser dans un process FlexiCapture existant.
Ce module vient donc en complément d'un projet de dématérialisation des factures fournisseurs initialement déployé dans ABBYY FlexiCapture, et tire parti au maximum des données présentes dans ce nouveau format hybride.
Le principal intérêt de ce module est d'optimiser au maximum les flux de factures fournisseurs en combinant aussi bien les fonctionnalités d'extractions intelligentes des factures fournisseurs de FlexiCapture (module For Invoices), que l'intégration des données informatisées contenues dans le format Factur-X.
Les données présentes dans le Factur-X sont extraites de la couche XML du document, et viennent remplacer les valeurs qui auraient été reconnues via OCR si la facture avait été une facture PDF standard. Les données non présentes dans le Factur-X, mais nécessaires dans le flux de traitement, restent extraites via OCR.
Nous augmentons ainsi le taux d'automatisation possible.
Notamment lors de la période de transition vers un flux principalement Factur-X, les clients vont continuer de recevoir les factures via différents canaux (Courrier postal, courriel, plateforme Chorus, plateforme PDP...), dans différents formats (papier, pdf, autres formats d'image, EDI, Factur-X...), et opter pour une solution logicielle permettant de traiter au mieux ces différents formats de document est un gage d'optimisation des processus.
De plus, les clients déjà équipés vont pouvoir de manière simple, utiliser le module de traitement des factures Factur-X afin d'ajouter de l'automatisation aux processus déjà dématérialisés.
Un exemple de traitement pour illustrer cette combinaison:
Un client reçoit des factures fournisseurs, via différents canaux, et utilise la suite logicielle ABBYY FlexiCapture pour extraire les données d'en-tête, pied de page, ligne d'articles et à implémenter une logique de rapprochement avec les commandes. A ce jour, l'ensemble des factures passent dans le processus OCR qui extrait ces données (avec un taux d'erreur), et suite au traitement et au vidéocodage des factures, les données sont envoyées à la solution ERP du client
Demain, en ajoutant le module de traitement des Factur-X dans FlexiCapture, une étape supplémentaire d'extraction automatisée aura lieu, avec l'OCR. Cette étape aura pour but d'extraire les métadonnées contenues dans le fichier Factur-X (si le fichier traité est identifié comme un fichier Factur-X), de remplacer les champs normalement extraits via l'OCR par les valeurs (supposées vraies) issues du fichier XML embarqué dans le fichier PDF Factur-X. Lors de ce traitement complémentaire, la version du fichier Factur-X (parmi 5 niveaux) est identifié, les données nécessaires au traitement spécifique extraites, et le remplissage des champs FlexiCapture est réalisé. Les champs non présents dans le Factur-X mais nécessaires au traitement seront extraits via l'OCR.
Le reste du traitement (règle de contrôle de cohérence, rapprochement commande, imputation comptable) est réalisé, peu importe le type de document en entrée.
Prérequis nécessaires au déploiement du module Factur-X dans un projet ABBYY FlexiCapture de traitement des factures fournisseurs :
ABBYY FlexiCapture dans la version majeure 12
Un projet déjà déployé, ou un projet de déploiement de traitement des factures fournisseurs avec ABBYY FlexiCapture
Compatibilité:
A date: format MINIMUM et BASIC WL / Niveau 2 de l’option (avec tarif adapté)
D'ici Juin à Septembre 2024 : format BASIC (même tarif niveau 2)
D’ici fin 2024 : Formats EN16931 et EXTENDED / Niveau 3 de l’option (avec tarif adapté)
A terme (fin 2024), le module sera proposé avec toutes les options sans tenir compte de l’utilisation de chacun.
Le niveau 2 permet donc un tarif de lancement.
Description du flux de traitement :
Import des factures (tous formats) depuis :
Dossier réseau / Dossier local
Serveur FTP / sFTP
Boite de Réception e-mail
Point d'API
Identification du format du document, parmi :
Facture PDF/Texte
Facture Factur-X
Autres formats (PDF Image, JPEG, BMP, TIF, DOCX etc...)
Si le document est un Factur-X
Entrée dans le module Factur-X pour FlexiCapture et identification de la version
"Désencapsulation" de la couche XML inclut dans le PDF
Parsing des données contenues dans le XML
Copie des données extraites dans les champs à extraire. Mise en lecture seule par défaut de ces champs
Si le fournisseur est identifiable via les données Factur-X dans le référentiel client, le fournisseur est forcé à la valeur identifiée
Poursuite du worflow:
Extraction des données manquantes (nécessaires mais non présentes dans le Factur-X, dans le cas d'un Factur-X) via le modèle d'extraction OCR
Mise en vidéocodage - Export des données pour intégration comptable / ERP / Outil métier