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Mettre en place la dématérialisation des courriers entrants

La dématérialisation du courrier entrant est un processus par lequel les documents et les communications entrantes (physiques ou virtuelles), tels que le courrier postal, les fax, les emails..., sont convertis en formats numérique pour les sources papier, et traités électroniquement.



Plutôt que de recevoir des documents papier physiques, ces documents sont scannés, convertis en fichiers numériques et ensuite traités, stockés et distribués électroniquement.

De la même façon, les emails reçus sur les adresses génériques (contact, info...) sont analysés et intégrés dans un workflow de réponse et d'attribution.


Cette approche présente plusieurs avantages, notamment :


Efficacité : Les documents numériques sont plus faciles à gérer, archiver et rechercher que les documents physiques. Les processus de tri, de recherche et de partage de documents sont accélérés.


Réduction des coûts : La gestion des documents papier peut être coûteuse en termes de stockage, de manipulation et d'expédition. La dématérialisation peut réduire ces coûts.


Gain d'espace : Éliminer la nécessité de stocker des documents physiques peut libérer de l'espace physique dans les bureaux.


Durabilité environnementale : Réduire la consommation de papier et d'autres ressources associées à la production et à la gestion des documents physiques contribue à réduire l'impact environnemental.


Accès à distance : Les documents électronique (email ou dématérialisés) peuvent être facilement consultés à distance, ce qui facilite le travail à distance et la collaboration entre les équipes dispersées géographiquement.


Sécurité et sauvegarde : Les documents numériques peuvent être mieux sécurisés et sauvegardés pour éviter les pertes de données en cas de sinistre.


Traçabilité : la gestion exclusive au format électronique permet d'historiser toutes les actions menées sur les documents.


La dématérialisation du courrier entrant peut se faire à l'aide de technologies de numérisation, d'OCR (reconnaissance optique de caractères) pour convertir le texte en format éditable, de technologies de capture documentaire (LAD - RAD), de solutions de gestion de documents (ECM - GED) pour l'archivage et la recherche, ainsi que de flux de travail électroniques pour le traitement et la distribution des documents.


Un service externalisé est un réel avantage puisqu'il répond aux modifications récentes des organisations et du développement du télétravail.


ADDIS Technologies vous accompagne dans la mise en œuvre de service de gestion des courriers.


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