Si les bénéfices des solutions de Gestion Documentaire (GED) : ELO, Docuware, Alfresco, Nuxeo... ne sont plus à démontrer, il n'en reste pas moins complexe d'identifier les bons outils amonts qui en facilitent l'intégration des documents (papier, électronique...).
L'outil matériel :
Première composante quand on souhaite intégrer des documents papier, un outil de numérisation.
Quelle solution retenir ?
Un multifonction, copieur, photocopieuse, MFP ? ou un scanner dédié ? Un scanner réseau ou connecté à un poste ?
Les fonctionnalités importantes à privilégier :
La détection de doublons par capteurs ultrasons. Technologie longtemps réservée aux scanners de production, on retrouve ces capteurs sur de nombreux scanners de bureau.
A quoi ça sert ? le scanner va identifier le passage imminent de plusieurs pages en même temps et il va interrompre la numérisation. Cette technologie permet de s'assurer qu'un lot de document placé dans le chargeur du document, va être transformé dans son intégralité en fichier électronique.
La numérisation recto verso. La majorité des scanner dispose de cette option. Cette fonctionnalité permet, en seul passage, de capturer les 2 faces d'une feuille (le recto et le verso). Le logiciel permet ensuite de régler le seuil de tolérance pour conserver ou non les pages blanches. L'accès à ce paramétrage est prépondérant quand on doit permettre de conserver des versos de contrats qui ne contiennent, par exemple, que des paraphes.
La qualité des images. Ne serait il pas préjudiciable de conserver des documents au format électronique, dans une qualité qui n'en permet ni la lecture, ni l'impression. Il est donc important de bénéficier de fonctionnalités simples qui améliorent les images. Des images plus nettes et plus précises offrent une précision OCR à la pointe du marché, tandis que l’optimisation des tailles de fichiers permettent un stockage moins coûteux et un accès plus rapide. La technologie de nettoyage avancée optimise la qualité d’image en éliminant les parasites, les marques, les filigranes et autres tampons. La correction automatique de l’image. Cette technologie combine la rotation, la correction du désalignement et le recadrage automatiques du texte, ainsi que la détection des pages blanches pour une image optimale. Élimination des marques de perforation et réparation des bords. Les marques de perforation sont remplies (en couleur comme en noir et blanc), et les bords des documents sont corrigés et les déchirures éliminées. La résolution préconisée pour la numérisation est de 300 dpi. Il est préférable d'opter pour une numérisation en niveaux de gris qui favorise la lecture OCR des contenus.
La séparation automatique des pages. Disposer d'un chargeur de 100 pages et d'une vitesse de numérisation de 75 pages / minute, c'est intéressant. Mais si le besoin est de scanner de petits dossiers avec un nombre de page aléatoires, il faut privilégier les possibilités de créer des séparations intelligentes entre les documents.
Faire 1 fichier d'un lot scanné, c'est bien ; faire 1 fichier par page scannée c'est bien aussi. Mais dans la réalité, il existe de nombreuses autres possibilités : des documents de 5 pages, puis des documents de 23 pages... Quand on dispose d'un outil rapide, il est nécessaire de pouvoir paramétrer les règles de séparation des documents.
Quelles règles sont possibles ?
Le nombre de pages est une possibilité (création de fichier tous les XX pages).
La séparation par feuille blanche (peu recommandée). L'inconvénient de la page blanche est la possible pliure du document qui pourrait créer un contenu et qui ainsi ne serait plus reconnu comme une page blanche.
La séparation par code à barres ou patchcodes. Des intercalaires à insérer entre les documents pour indiquer les ruptures de création de fichiers.
L'intelligence embarquée de reconnaissance de contenu (LAD & RAD avec base d'OCR). Cette intelligence permet de reconnaitre automatiquement des documents qui ont été préalablement modélisés (formulaires, factures, courriers...). La reconnaissance favorise le typage des documents mais aussi l'indexation grâce à la reconnaissance et l'extraction des métadonnées.
Généralement ces options sont disponibles en complément des outils de numérisation (version on-premise, cloud...).
L'intégration des documents dans une Gestion Documentaire (GED - ECM - DMS) est une une étape à ne pas négliger. Disposer d'un contenu complet et rapidement favorise le succès des déploiements.
Rassurez vous, nos experts sont à votre disposition pour partager leurs expériences.