Les bons réflexes pour copier ou numériser une pièce d'identité
De nombreux environnements professionnels nécessitent de copier la pièce d’identité d’un client : les banques, les bureaux de conseil ou le secteur hôtelier, entre autres. Effectuer une copie papier ou numérique du document est un moyen rapide et économique de répondre à ce besoin… Mais ce n'est pas aussi simple qu'il n’y paraît. Il faut en effet être bien équipé, en scanners ou en imprimantes multifonctions, pour que la tâche soit simple, le rendu de qualité et le gain de temps et d’argent bien réel.
De nos jours, il existe de nombreuses options pour copier une pièce d’identité dans le cadre professionnel. Considérons ensemble les avantages et les inconvénients de chacune de ces alternatives.
J'ai besoin de copier ou scanner une pièce d’identité : quelles sont les options à ma disposition ?
1 - Faire une photocopie
La méthode la plus traditionnelle pour effectuer la copie d’une carte d'identité est d’utiliser un photocopieur. Cependant, cette option demande du temps car il est compliqué de positionner les deux faces du document sur la même feuille pour en faciliter la lecture. Souvent, le résultat n'est pas professionnel.
2 - Faire l’acquisition d’un logiciel
Des logiciels ont été spécifiquement développés afin de répondre à la demande croissante des entreprises, pour la gestion des copies de pièces d’identité. Ces programmes installés sur l'ordinateur permettent de scanner la pièce d’identité dans un fichier externe. Bien que leur fonctionnement soit simple, le coût de ces outils est généralement très élevé et leurs fonctionnalités trop spécifiques, de sorte qu'ils ne sont pas toujours rentables.
3 - Utiliser un scanner de documents ou une imprimante multifonction
Il existe une troisième option : utiliser une imprimante multifonction ou un scanner de document, facilitant la copie et/ou la numérisation de pièces d’identité. Cette option est parfaite pour économiser du temps et de l'argent car son fonctionnement est intuitif et les résultats professionnels et de qualité, à chaque utilisation.
La technologie favorise la productivité, en particulier dans le secteur hôtelier
Dans l’environnement professionnel, l'efficacité des processus est la clé de la productivité. Perdre du temps sur des tâches superflues peut générer des coûts « cachés » mais investir du temps et des ressources dans ces tâches qui pourraient être automatisées, ou réalisées plus efficacement, nuit à la rentabilité d’une entreprise.
Il est donc essentiel d'utiliser les outils mis à notre disposition pour faciliter les tâches quotidiennes. Ils permettent aux travailleurs d'être plus productifs et représentent un excellent investissement à long terme pour toute entreprise, quel que soit son secteur.
Par exemple, dans le secteur hôtelier, la réactivité est un élément essentiel du service clientèle, en particulier lors de l’enregistrement des clients. Les personnes séjournant dans un hôtel n’apprécient pas de devoir attendre trop longtemps à l’accueil et souhaitent rejoindre leur chambre le plus rapidement possible. C'est pourquoi ce secteur fait appel aux technologies adaptées, capables d’accélérer et de faciliter le check-in.
Au-delà d’être pratique pour les pièces d’identité, le scanner de documents permet également de numériser les documents liés à l’adhésion à un programme de fidélité ou à la réception d’informations publicitaires. Ainsi, l’expérience du client est optimisée et, de son côté, l'établissement hôtelier obtient des taux de satisfaction plus élevés sans pour autant effectuer un investissement important.
Avec le bon équipement, scanners ou imprimantes professionnelles, il est possible d’effectuer ces tâches de façon fluide et sans accroc, ce qui améliore la productivité et garantit un temps d’attente réduit pour la clientèle.
Pour les professionnels, connaître et utiliser la technologie la plus appropriée du marché peut faire la différence pour chaque tâche quotidienne, notamment face à la concurrence. En effet, cela limite le temps et l’énergie alloués à des tâches pouvant être simplifiées et permet d’offrir un meilleur service à l'utilisateur en améliorant son niveau de satisfaction.
ADDIS Technologies propose d'associer aux scanners, des logiciels cloud / on premise qui apporte des services complémentaires à la simples numérisation : OCR - reconnaissance automatique - Archivage électronique (GED - DMS - ECM)