Los reflejos adecuados para copiar o escanear un documento de identidad
Muchos entornos empresariales requieren la copia de la identificación de un cliente: bancos, empresas de consultoría o la industria hotelera, entre otros. Hacer una copia impresa o digital del documento es una forma rápida y económica de cubrir esta necesidad… Pero no es tan simple como parece. De hecho, es necesario estar bien equipado, en escáneres o en impresoras multifunción, para que la tarea sea simple, la prestación de calidad y el ahorro de tiempo y dinero muy real.
Hoy en día, existen muchas opciones para copiar un documento de identidad en el ámbito profesional. Consideremos juntos las ventajas y desventajas de cada una de estas alternativas.
Necesito copiar o escanear una identificación: ¿qué opciones tengo?
1 - Hacer una fotocopia
La forma más tradicional de hacer una copia de una tarjeta de identificación es usar una fotocopiadora. Sin embargo, esta opción lleva su tiempo porque es complicado colocar las dos caras del documento en la misma hoja para facilitar la lectura. A menudo, el resultado no es profesional.
2 - Adquirir software
El software ha sido desarrollado específicamente para satisfacer la creciente demanda de las empresas para la gestión de copias de documentos de identidad. Estos programas instalados en la computadora permiten escanear el documento de identificación en un archivo externo. Aunque su funcionamiento es sencillo, el coste de estas herramientas es generalmente muy elevado y sus funcionalidades demasiado específicas, por lo que no siempre son rentables.
3 - Usa un escáner de documentos o una impresora multifunción
Existe una tercera opción: utilizar una impresora multifunción o un escáner de documentos, facilitando la copia y/o escaneo de documentos de identidad. Esta opción es perfecta para ahorrar tiempo y dinero porque su funcionamiento es intuitivo y los resultados son profesionales y de calidad en todo momento.
La tecnología impulsa la productividad, especialmente en la industria hotelera
En el entorno empresarial, la eficiencia de los procesos es la clave de la productividad. Perder el tiempo en tareas superfluas puede generar costes “ocultos”, pero invertir tiempo y recursos en aquellas tareas que podrían automatizarse, o realizarse de forma más eficiente, va en detrimento de la rentabilidad de una empresa.
Por ello es fundamental utilizar las herramientas que tenemos a nuestro alcance para facilitar las tareas diarias. Permiten que los trabajadores sean más productivos y son una excelente inversión a largo plazo para cualquier empresa, independientemente de su sector.
Por ejemplo, en la industria hotelera, la capacidad de respuesta es una parte esencial del servicio al cliente, especialmente cuando se registra a los clientes. Las personas que se hospedan en un hotel no aprecian tener que esperar demasiado en la recepción y quieren llegar a su habitación lo más rápido posible. Es por ello que este sector utiliza tecnologías apropiadas capaces de agilizar y facilitar el check-in.
Más allá de ser útil para identificaciones, el escáner de documentos también puede escanear documentos relacionados con unirse a un programa de fidelización o recibir información publicitaria. Así, se optimiza la experiencia del cliente y, por su parte, el establecimiento hotelero obtiene mayores índices de satisfacción sin realizar una inversión significativa.
Con el equipo adecuado, escáneres o impresoras profesionales, es posible realizar estas tareas de forma fluida y sin contratiempos, lo que mejora la productividad y garantiza la reducción del tiempo de espera para los clientes.
Para los profesionales, conocer y utilizar la tecnología más adecuada del mercado puede marcar la diferencia en cada tarea diaria, especialmente frente a la competencia. De hecho, limita el tiempo y la energía destinados a tareas que pueden simplificarse y permite ofrecer un mejor servicio al usuario mejorando su nivel de satisfacción.
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